ASTAB CRAMER TÜTÜN SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ AYDINLATMA METNİ

 

Metnin Kapsamı

 

Aydınlatma Metni, KVKK’nın 10.Maddesinde yer alan “Veri Sorumlusu’nun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı maddesi uyarınca: veri sorumlusunun kimliği, kişisel verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi, bu verilerin hangi amaçla işleneceği, kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği ve KVKK’nın 11. Maddesinde sayılan haklarınızın neler olduğu ile ilgili sizi en şeffaf şekilde bilgilendirme amacıyla  hazırlanmıştır.

 

Veri Sorumlusuna Ait Bilgiler

 

Unvanı: Astab Cramer Tütün Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi

 

 

Adres  : Gökdere Mah. Gökdere Cad. No:12/3 A Bornova/İZMİR

 

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemimiz ve Hukuki Sebebi

 

Kişisel verileriniz, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, bizzat tarafımızca iş ve hizmet alanlarımızda, internet sitemiz ve iş birliği içerisinde bulunduğumuz iş ortakları, sosyal medya mecraları, telefon ile kurulan irtibatlar, iş ve hizmet çevremiz içerisindeki faaliyetlerin yürütülebilmesi için kullanılan yazılımlar, kanundan doğan yükümlülükler, pozitif ayrımcılık uygulamaları, fiziksel mekân güvenliği adına alınan kamera çekimi vasıtasıyla ve yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Kişisel verileriniz, aşağıda ikinci maddede yer alan amaçlar doğrultusunda ve 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

 

ŞİRKET Tarafından İşlenen Kişisel Verileriniz ve İşlenme Amaçları

 

Kişisel Verileriniz yasal ve sözleşmesel yükümlülükler gereği veya şirketimiz iş ve işlemlerinde daha uygun bir hizmet verebilmek amacıyla güvenli bir şekilde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun bir şekilde işlenmektedir.

 

Toplanan Kişisel Verileriniz; Şirketimiz ile ilişkisi olan gerçek ve/veya tüzel üçüncü kişi, kurum ve kuruluşların merkezimize ilgili gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılabilmesi için, Kamera görüntülerinin depolanması, şirketimizde fiziki olarak bulunmanız halinde disiplinin, güvenliğin ve denetimlerin sağlanması, Kanunlardan ve ikincil düzenlemelerden doğan/doğabilecek yasal ve düzenleyici gereksinimlerin yerine getirilmesi ve bu kapsamda gerekli tedbirlerin alınabilmesi, görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca yapılacak denetleme ve/veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi, yargı organlarının ve/veya idari makamların istediği bilgi ve belge taleplerinin hukuka uygun biçime yerine getirilmesi, şirketimiz çalışmalarına ilişkin, tanıtım ve gerekli bilgilendirmeyi yapabilmek, şikâyet ve önerileri değerlendirebilmek ve tarafımız ile paylaşılan iletişim kanalları üzerinden doğrudan sizinle irtibata geçebilmek, sunulan tüm hizmetlerin finansmanının planlanması ve yönetimi, faturalandırılmasının yapılması, risk yönetimi ve kalite geliştirme aktivitelerinin yerine getirilmesi, veri güvenliği kapsamında, sistem ve uygulamalar için gerekli tüm teknik ve idari tedbirlerin alınması, kamu düzeninin ve sağlığının korunması, ihtiyaç araştırması ile reklam ve kampanya faaliyetlerinin yerine getirilmesi, pazarlama faaliyetlerinin ifası amaçlarıyla, 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenecektir.

 

İşlenen Kişisel Verilerinizin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

 

KVKK ve ilgili sağlık mevzuatı uyarınca uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınmasını sağlayarak, Kişisel Veri/Kişisel Verilerinizi yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda; İlgili diğer mevzuat hükümlerinin izin verdiği kişi/kurum ve/veya kuruluşlar, hukuki işlerin takibi amacıyla avukatlar veya avukatlık ortaklıkları, finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi amacıyla mali müşavirler, denetçiler, danışmanlar, iş ortakları; faaliyetlerimizi yürütmek üzere sözleşmesel olarak hizmet aldığımız ve/veya hizmet verdiğimiz, iş birliği yaptığımız,  KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir. 

 

Kanunun 11. Maddesi Uyarınca İlgili Kişinin Hakları ve Bu Haklarını Kullanması

Kişisel Verisi İşlenen İlgili Kişilerin Hakları

 

Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin sahip olduğu haklar: kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme, kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme hakları bulunmaktadır.

 

İlgili kişinin Haklarını Kullanması

Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler aydınlatma metninde belirtilen haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Forumu’nu doldurup imzalayarak tarafımıza ücretsiz olarak iletebileceklerdir. Bu konuda kapsamlı düzenleme Şirketimiz Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasında yapılmıştır. İlgili politikamıza https://www.astabcramer.com/ internet sitemizden ulaşabilirsiniz.

İlgili kişi;

•         https://www.astabcramer.com/ İnternet adresinde bulunan kişisel veri başvuru ve yanıt formunu doldurulduktan sonra veya usulüne uygun bir dilekçe hazırladıktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden veya yazılı olarak iadeli taahhütlü posta aracılığı Gökdere Mah. Gökdere Cad. No:12/3 A Bornova/İZMİR adresine iletilmesi veya şahsen başvuru yapması ile,

•         https://www.astabcramer.com/ adresinde bulunan kişisel veri yanıt formunu doldurulması ve 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamındaki “güvenli elektronik imza” ile imzalandıktan sonra güvenli elektronik imzalı formun info@astabcramer.com adresine kayıtlı elektronik posta ile gönderilmesi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından Şirketimize daha önce bildirilen ve Şirketimizin sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle veri sorumlusu olan tarafımıza başvurabilir.

Tarafımıza Yapacağınız Başvuruda Dikkat Etmeniz Gerekli Hususlar:

Yukarıda sayılan başvurunuzun geçerli bir başvuru olarak kabul edilebilmesi için, Veri Sorumlusuna Başvuru Usulleri Hakkında Tebliğ uyarınca başvuruda, ilgili kişinin;

a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise ıslak imza,

b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,

c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,

ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,

d) Talep konusu,

 

Bilgilerini belirtmesi zorunludur. Aksi halde başvuru geçerli bir başvuru olarak değerlendirilmeyecektir. Başvuru formu doldurmadan yapılacak başvurularda burada sayılan hususların eksiksiz olarak şirketimize iletilmesi gerekmektedir.

 

Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için ilgili kişi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

 

 

İlgili Kişi:                                                                   Tarih:

 

 

 

İmza:

 

 

 

ASTAB CRAMER TÜTÜN SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİ BİLGİ ALMA / İŞLEM TALEBİ

BAŞVURU FORMU

 

 

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (KVK Kanunu) ilgili kişi olarak tanımlanan kişisel veri sahiplerine (Bundan sonra başvuru sahibi olarak anılacaktır), KVK Kanunu’un 11’inci maddesinde kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin birtakım taleplerde bulunma hakkı tanınmıştır.

 

KVK Kanunu’nun 13’üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca; veri sorumlusu olan Şirketimize bu haklara ilişkin olarak yapılacak başvuruların yazılı olarak veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu (Kurul) tarafından belirlenen diğer yöntemlerle tarafımıza iletilmesi gerekmektedir.

 

Bu çerçevede “yazılı” olarak Şirketimize yapılacak başvurular, işbu formun çıktısı alınarak;

•         Başvuru Sahibinin şahsen başvurusu ile,

•         Noter vasıtasıyla,

•         Başvuru Sahibince 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda tanımlı olan güvenli elektronik imza ile imzalanarak Şirket kayıtlı elektronik posta adresine gönderilmek suretiyle, tarafımıza iletilebilecektir.

 

Tarafımıza iletilmiş olan başvurularınız KVK Kanunu’nun 13’üncü maddesinin 2’nci fıkrası gereğince, talebin niteliğine göre talebinizin bizlere ulaştığı tarihten itibaren otuz gün içinde yanıtlandırılacaktır. Yanıtlarımız ilgili KVK Kanunu’nun 13’üncü maddesi hükmü gereğince yazılı veya elektronik ortamdan tarafınıza ulaştırılacaktır. 6698 Sayılı Kanunda belirtildiği üzere; yanıt işlemi için ayrıca gerekli olan masrafların bulunması halinde bu masraflar tarafınızdan talep edilecektir.

 

A - Başvuru Sahibinin İletişim Bilgileri:

 

 

İsim:

 

Soy isim:

 

T.C.

Kimlik Numarası:

 

Telefon Numarası:

 

E-Posta:

 

Adres:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B – Lütfen Şirketimiz ile olan ilişkinizi belirtiniz. (Müşteri, İş Ortağı, Çalışan adayı, Eski çalışan, Üçüncü taraf firma çalışanı, gibi)

 

 Müşteri

 İş Ortağı

 Ziyaretçi

 Diğer: ………………………………………………………….

Şirketimiz içerisinde iletişimde olduğunuz birim: …………………………………………………………………………………….

Konu: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

 

Eski Çalışanım

Çalıştığım yıllar: ………………………………………………………

 

Diğer: …………………………………………………………………

İş Başvurusu / Özgeçmiş Paylaşımı Yaptım

Tarih: ……………………………………………………………..

 

Üçüncü taraf firma çalışanıyım

Çalıştığınız firma ve pozisyon bilgisini belirtiniz.

………………………………………………………………………..

 

C – Lütfen KVK Kanunu kapsamındaki talebinizi detaylı olarak belirtiniz: (Size ayrılan alan sınırlayıcı bir alan değildir, arzu edilmesi halinde iş bu evraka ek olarak aynı usul ve çerçevede talebinize ilişkin açıklamalarınızı sunabilirsiniz.)

 

 

……………………………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

 

 

D – Lütfen başvurunuza vereceğimiz yanıtın tarafınıza bildirilme yöntemini seçiniz:

 

 Adresime gönderilmesini istiyorum.

 E-Posta adresime gönderilmesini istiyorum. (E-posta ile verilen yanıtlar tarafınıza daha hızlı ulaşacaktır.)

 Elden teslim almak istiyorum. (Vekâleten teslim alınması durumunda noter tasdikli vekâletname gerekmektedir.)

 

İşbu başvuru formu, Şirketimiz ile olan ilişkinizi tespit ederek, varsa, Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerinizi eksiksiz olarak belirleyerek, ilgili başvurunuza doğru ve kanuni süresinde cevap verilebilmesi için tanzim edilmiştir. Hukuka aykırı ve haksız bir şekilde veri paylaşımından kaynaklanabilecek hukuki risklerin bertaraf edilmesi ve özellikle kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla, kimlik ve yetki tespiti için Şirketimiz ek evrak ve malumat (Nüfus cüzdanı veya sürücü belgesi sureti vb.) talep etme hakkını saklı tutar. Form kapsamında iletmekte olduğunuz taleplerinize ilişkin bilgilerin doğru ve güncel olmaması ya da yetkisiz bir başvuru yapılması halinde Şirketimiz, söz konusu yanlış bilgi ya da yetkisiz başvuru kaynaklı taleplerden dolayı mesuliyet kabul etmemektedir.

 

 

Başvuru Sahibi (Kişisel Veri Sahibi)

 

Adı Soyadı          :

Başvuru Tarihi     :  

İmza                      :

 

 

ASTAB CRAMER TÜTÜN SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI YÖNETİM KOMİTESİ TEŞKİLAT YAPISI VE GÖREV ALANLARI

KVK Komitesi:

Astab Cramer Tütün Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi tarafından KVK Komitesi üyeleri; Yönetim Komitesi tarafından kişisel verilerin korunması mevzuatı ve uygulamaları konularında gerekli eğitimi almış, idari işleyişte tecrübe sahibi olmaları dikkate alınarak atanır ve doğrudan Yönetim Komitesi’ne rapor sunar.

KVK Komitesi Görev ve Sorumlulukları:

•         Komite, Yönetim Komitesi’ni Kişisel Verilerin Korunması mevzuatı ve gelişmeler konusunda bilgilendirmelidir.

•         Komite, ŞİRKET’in politikalarının, prosedürlerinin güncel olduğunu, veri işleme denetimlerinin planlandığı takvime uygun olarak yapıldığını ve bunların ilgili mevzuatla uyumlu olduğunu sağlamakla sorumludur.

•         Komite kişisel veri koruma konularında tümünde ilgili personellerle birlikte hareket eder.

•         ŞİRKET, ilgili partnerleri ve destek hizmeti sağlayan tedarikçilerine kişisel veri koruma mevzuatı ve uyum konularında bilgi ve tavsiye verir. (Veri Taahhütnamelerinin İmza Sürecini Yönetir.)

•         ŞİRKET personeline kişisel veri koruma mevzuatı uyarınca sahip oldukları yükümlülükler konusunda bilgi ve tavsiye verir.

•         ŞİRKET’in veri işleme faaliyetlerinin kişisel veri koruma mevzuatı ile uyumluluğunu gözler.

•         ŞİRKET’in kişisel veri koruma politikası ve ilgili izlek (prosedür) ve süreçleri geliştirmesine ve sürdürmesine katı sağlar.

•         Kişisel veri koruma mevzuatına uyum bağlamında ŞİRKET bünyesinde sorumlulukları tayin eder.

•         Kişisel veri işleme süreçlerine dâhil olan tüm personel için gerekli eğitim ve farkındalığın verilmesini sağlar.

•         Düzenli denetimlerin yapılmasını sağlayarak Kişisel Veri Koruma Mevzuatı ile uyumu gözlemler ve raporlar.

•         KVK Kurulu ile işbirliği ve irtibat halinde hareket eder. Gerekmesi halinde yazışmaları yerine getirir.

•         KVK Kurulu nezdinde ŞİRKET’in irtibat noktası ve temsilcisi olarak işlev görür ve gerektiğinde Kurula bilgi ve tavsiye verir.

•         ŞİRKET bünyesinde Bilgi Güvenliği Politikasına uyumu gözlemler ve gerektiğinde ilgililere bilgi ve tavsiye verir.

•         Bilgi güvenliği olaylarının ve soruşturmalarının Kurul’a bildirilmesi sürecinin işletilmesini sağlar.

•         İş sürekliliği planı sürecinde katkı sağlar.

•         Kurumsal kayıtların saklanması konusunda bilgi ve tavsiye verir.

•         ŞİRKET bünyesinde kişisel verilerin hangi ölçekte toplandığını, tutulduğunu, kullanıldığını ve bilgi güvenliği standartlarına uygun olarak saklanma koşullarının belirlenmesini sağlar.

•         Kişisel verilerin korunmasına ilişkin uygunluk, güvenlik uygulamaları ve gerekli olabilecek diğer kontrollere ilişkin gözetim ve değerlendirmelerin yapılmasını sağlar.

•         Kişisel verilerin gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini sağlamaya yönelik kontrollerin belirlenmesi ve uygulanmasına yönelik ilave önerilerde bulunur.

•         ŞİRKET bünyesinde kişisel veriler bakımından potansiyel risk oluşturan konuları ve bu konuya ilişkin önerilerini Yönetim Komitesi’nin gündemine sunar.(Teknik-İdari Risk Analizi)

•         KVK Komitesi ŞİRKET’in kişisel verilerin toplanması, işlenmesi ve saklanmasıyla ilgili görevlerini yerine getirirken tüm personelden sistemlere ve kayıtlara erişim dâhil olmak üzere işbirliği sağlama talebinde bulunabilir.

•         ŞİRKET’in  kişisel veri işleyen tüm personeli Kişisel Verilerin Korunması mevzuatına uygun davranmak sorumluluğundadır.

•         ŞİRKET, tüm personelin kişisel verilerin korunması alanında sahip olduğu sorumlulukları bilmesi ve gerekli farkındalığa sahip olması için gerekli bildirim ve eğitimlerin gerçekleştirilmesinden sorumludur.

•         ŞİRKET personelleri, ŞİRKET’e kendileri tarafından sağlanan veya kendilerine ilişkin olan tüm kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamakla yükümlüdür.

•         Komite tarafından dış danışmanlık suretiyle ihdas edilip yönetilen KVKK uyum ve geçiş süreci sonrası değişim, güncellemeler, eksikliklerin telafisi gibi tedbirler alınır. Bu noktada komite üyeleri veri sorumlusu ile birlikte tam sorumluluk taşırlar.

 

 

BAŞLICA KOMİTE ÜYELERİ;

 

Komite Başkanı: Veri Sorumlusu Selahi Haldun BABACAN

(Yedek Komite Başkanı : Frederich DECRAMER )

Komite Başkanı, komite görev dağılımını ve teşkilat yapısını ihdas eden ve gereklilik duyması halinde yeni komite üyelikleri oluşturarak gerekli görevlendirmeleri yapma yetkisine sahip olup şirket nezdinde kişisel verilerin korunması anlamında tam yetkili ve talimat zincirinin başı konumunda yer almaktadır. Komitenin görevlerini etkin ve eksiksiz biçimde yerine getirmesini, devamlılığını ve sağlama ve denetleme yetkisine sahiptir. İhtiyaç halinde şirket müdürler kurulu kararı ile komite ve teşkilat yapısı ile görev alanlarına ilişkin yeni düzenleme, sorumluluk ve değişikliklerin yapılması için teklif sunma yetkisi de komite başkanındadır.

İş yeri disiplin uygulamaları esasları kapsamında kişisel verilerin korunması ile ilgili hususlarda müdürler kuruluna değişiklik teklifleri verme konusunda yetki sahibidir.

 Bu çerçevede komite başkanı tarafından yazılı-sözlü olarak verilen talimatların yerine getirilmemesinden kaynaklı zararlardan görevlendirdiği kişi ya da kişiler sorumluluk taşıyacaktır.

Veri Saklama Sorumlusu: Selahi Haldun BABACAN

Yedek Veri Saklama Sorumlusu ( Frederich DECRAMER)

Veri Saklama sorumlusu şirket nezdinde tutulan kişisel verilerin, veri güvenliği içerisinde saklanmasından, muhafazasından sorumludur.

Alınan fiziki tedbirlerin (dolap sorumluları sistemi ve benzeri) tedbirlerin eksiksiz biçiminde uygulanması ile bilişimsel anlamada personel tarafından oluşan şüpheli durum ihbarlarını komite başkanına derhal iletmek ve gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamak için ilgili teknik personel ile irtibata geçmek gibi görev ve sorumlulukları vardır.

Ayrıca veri saklama ve imha politikasında yer alan sürelerin takibini yaparak saklama süresi dolan ya da saklama sebepleri ortadan kalkan verilerin, evrakların tasnifini yapmak ve saklama süresi ve şartları sona eren verileri, evrakları belirlemek, bunları veri imha sorumlusuna bildirmek.

Veri İmha Sorumlusu: Selahi Haldun BABACAN

Yedek Veri İmha Sorumlusu: (Frederich DECRAMER)

Şirketimiz veri saklama ve imha politikasında belirtilen veri saklama sürelerinin takibini yapan veri saklama sorumlusunun bildirdiği imha evraklarının, veri saklama ve imha politikasından belirtilen süre içerisinde imhasını gerçekleştirmek, imha sırasında geri dönüşüm yöntemi kullanılacaksa geri dönüşüm firması ile veri taahhütnamesini imza altına almak.

İlgili Kişi Başvuruları Takip Sorumlusu: Selahi Haldun BABACAN

Yedek İlgili Kişi Başvuruları Takip Sorumlusu ( Frederich DECRAMER)

Kişisel Verilerin Gizliliğine ilişkin şirket politikasında belirtilen ve internet sitesinde belirlenen yöntemlerle yapılan ilgili kişi başvurularını en kısa sürede ve her halükarda en geç 30 gün içinde cevaplanmasını sağlamak, bu konuda, konu ile bağlantılı kişilerden ve personelden bahse konu sürelerin aşılmamasına dikkat ederek bilgi- belge talep etmek ve ilgili kişi ile derhal irtibata geçerek alakadar olmak vazifeleri ile sorumlu kişidir. 

 

1.KISALTMA VE TANIMLAR

 

 

Kısaltma

 

Tanımlar

Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

İlgili Kullanıcı

Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.

İmha

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Kanun/KVKK

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.

Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.

Kurul

Kişisel Verileri Koruma Kurulu.

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Periyodik İmha

Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Veri Sahibi/İlgili Kişi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.

Yönetmelik

28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.GİRİŞ VE POLİTİKA’NIN HAZIRLANMA AMACI

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (Politika), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK ya da Kanun) ve Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazete ’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (Yönetmelik) uyarınca yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve veri sahiplerini kişisel verilerinizin işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresinin belirlenmesi esasları ile silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla veri sorumlusu sıfatıyla Astab Cramer Tütün Sanayi Ve Ticaret Anonim Şirketi (Şirket) tarafından hazırlanmıştır.

3. İLKELER

 

ŞİRKET tarafından kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir:

 

3.1. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde Kanun’un 4. maddesinde sayılan ilkeler ile 12. maddesi kapsamında alınması gereken ve işbu Politikanın 6.2. maddesinde belirtilen teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve işbu Politikaya tamamen uygun hareket edilmektedir.

 

3.2. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler ŞİRKET tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 yıl süreyle saklanmaktadır.

 

3.3. Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı tarafımızca seçilmektedir. Ancak, İlgili Kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.

 

3.4. Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler ŞİRKET tarafından re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu hususta İlgili Kişi tarafından ŞİRKET’e başvurulması halinde;

 

a. İletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılmakta ve ilgili kişiye bilgi verilmekte,

 

b. Talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilmektedir.

 

4. SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

 

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, ŞİRKET tarafından özellikle (i) ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, (ii) hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, (iii) çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası ile (iv) müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.

 

 

Saklamayı Gerektiren Sebepler Aşağıdaki Gibidir:

 

a. Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,

 

b. Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,

 

c. Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla ŞİRKET’in  meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,

 

d. Kişisel verilerin ŞİRKET’in herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,

 

e. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,

 

f. Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.

 

Yönetmelik Uyarınca, Aşağıda Sayılan Hallerde Veri Sahiplerine Ait Kişisel Veriler, ŞİRKET Tarafından Re’sen Yahut Talep Üzerine Silinir, Yok Edilir Veya Anonim Hale Getirilir:

 

a. Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

 

b. Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

 

c. Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.

 

d. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,

 

e. İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesinin2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,

 

f. Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

 

g. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

 

5. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

 

ŞİRKET tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:

 

5.1. Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Anılan sürenin sona ermesi akabinde veri hakkında 2. bent kapsamında işlem yapılır.

5.2. Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda sırasıyla;

a. Kişisel veriler, KVKK’ nın 6. maddesinde yer alan tanımlama temel alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının ŞİRKET nezdindeki önem derecesine göre belirlenir.

 

b. Verinin saklanmasının KVKK’ nın 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu örneğin; verinin saklanmasında ŞİRKET’in meşru bir amacının olup olmadığı sorgulanır. Saklanmasının KVKK’ nın 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

c. Verinin saklanmasının KVKK’ nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.

 

ŞİRKET tarafından tespit edilen saklama, imha ve periyodik imha sürelerini gösterir tabloya, işbu Politikanın ekinde (EK-2) yer alan ‘‘Saklama ve İmha Süreleri tablosundan ulaşabilirsiniz.

 

Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politikanın ekinde (EK-2) yer alan imha süreleri çerçevesinde, 6 aylık periyodlarla işbu Politikada yer verilen usullere uygun olarak imha edilir.

 

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

 

6. KİŞİSEL VERİLERİN ŞİRKET TARAFINDAN SAKLANMASI VE İMHASI USULLERİ

 

I. KAYIT ORTAMLARI

 

Veri sahiplerine ait kişisel veriler, ŞİRKET tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda başta KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır:

 

Elektronik ortamlar:

 

Active Dictionary

Asset Explorer

Evrak Takip Sistemi

File Serverlar (Ortak Klasör – Departman)

 

File Serverlar (Ortak Klasör – Tüm Şirket)

Firewall

Kişilerin Pcleri

Logsign

Mail

 

Oto Analiz

Tarife Raporları – Bireysel Teknik – Müşteri Bazlı Analiz

Tarife Raporları – Kurumsal Teknik – Müşteri Bazlı Analiz

Tarife Raporları – Sağlık – Müşteri Bazlı Analiz

Teklif – Giriş/Düzeltme

 

Fiziksel ortamlar:

 

Arşiv

Kilitli Birim Dolapları

Kilitli Olmayan Birim Dolapları

Birim Klasörleri

 

II. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla KVKK’nın 12. Maddesindeki ilkeler çerçevesinde, ŞİRKET tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

 

a. İdari Tedbirler:

 

ŞİRKET idari tedbirler kapsamında;

 

a. Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.

 

b. İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.

 

c. Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.

d. Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.

 

e. Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.

 

f.  Kişisel veri içeren evrak barındıran fiziki saklama alanları personele sorumluluk atfedilerek sistematik biçimde personel ile birlikte veri güvenliği tesisi için tedbir ve çalışmalar ihdas edilir. Ayrıca hukuka uygun biçimde kayıt yapan kamera sistemleri ile veri güvenliğine ilişkin izleme ve denetlemeler yapılmaktadır.

 

g. İş yeri disiplin uygulama ve esasları ile kişisel verilerin korunmasına ilişkin tedbirlere aykırı davranışlar ve ihlaller durumunda uygulanacak yaptırımlar belirlenerek caydırıcılık mekanizması ve müeyyideler hayata geçirilmiş ilgili uygulama ve esaslar personele farkındalık eğitimlerinde izah edilmiş ve ayrıca iş yeri duyuru panolarında ilanen bildirilmiştir.

 

b. Teknik Tedbirler:

 

ŞİRKET teknik tedbirler kapsamında;

 

a. Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar.

 

b. Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür.

 

c. Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar.

 

d. Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar.

 

e. Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar.

 

f. Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır.

 

g. Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veyahut kriptografik yöntemler ile korunur.

 

 

III. PERSONEL

 

Kişisel veri saklama ve imha sürecinde yer alan personelin unvanlarına, birimlerine ve görev tanımlarına işbu Politikanın EK-1’nde yer alan listeden ulaşabilirsiniz.

 

IV. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA USULLERİ

 

ŞİRKET tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak elde edilen kişisel veriler Kanun ve Yönetmelik’te sayılan kişisel veri işleme amaçlarının ortadan kalkması halinde ŞİRKET tarafından re ’sen yahut İlgili Kişinin başvurusu üzerine yine Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen teknikler ile imha edilecektir.

 

a. Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri:

 

ŞİRKET tarafından kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:

 

Fiziksel Olarak Yok Etme: Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır.

 

Yazılımdan Güvenli Olarak Silme: Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken; İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.

 

Ancak, kişisel verilerin silinmesi işlemi, diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise, aşağıdaki koşulların sağlanması kaydıyla, kişisel verilerin ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilerek arşivlenmesi halinde de kişisel veriler silinmiş sayılacaktır.

 

- Başka herhangi bir kurum, kuruluş veyahut kişinin erişimine kapalı olması,

 

- Kişisel verilere yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması.

 

Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme: Bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi için bir uzman ile anlaşabilir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde güvenli olarak silinir.

 

Tarama Yoluyla Elektronik Ortama Aktarılan Evrak Üzerindeki Gerekli Olmayan Verilerin Maskelenmesi: Kişisel verilerin amaca yönelik olmayan kullanımını önlemek için amaç kapsamında olmayan verilerin fiziksel olarak kapatılmasıdır.

 

Yukarıda sayılan durumlar gerçekleşmesi sırasında ŞİRKET; KVKK, Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine veri güvenliğinin sağlanması amacıyla tam uyum sağlamakta ve gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

 

b. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Teknikleri:

 

ŞİRKET tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:

 

Betimleyici Verilerinin Çıkartılması: Betimleyici nitelikteki verilerin çıkartılması yöntemi ile toplanılan verilerin bir araya getirilmesinden sonra oluşturulan veri setindeki değişkenlerden “yüksek dereceli betimleyici” olanlar çıkarılarak mevcut veri seti anonim hale getirilmektedir.

 

Örn: Aşağıdaki tabloda veri setindeki değişkenlerden yüksek derecede betimleyici olan veri gruplarının çıkartılması ile anonimleştirme sağlanmıştır.

Çalışanın Adı

Yaşadığı İl

Yaşadığı İlçe

Yaşadığı Mahalle

Pozisyonu

Aylık Geliri

Kıdemi(Yıl)

Ayşe

İstanbul

Kadıköy

Caddebostan

Hizmetli

1750 TL

13

Kadir

Ankara

Çankaya

Söğütözü

İşçi

1800TL

8

Ahmet

Aydın

Kuşadası

Camikebir

Mühendis

7500TL

7

Mehmet

İzmir

Konak

Alsancak

İşçi

1550 TL

5

Selma

Bayburt

Merkez

Paşalar

Mimar

3250TL

4

 

Gürültü Ekleme: Verilere gürültü ekleme yöntemi özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya eksi yönde birtakım sapmalar eklenerek veriler anonim hale getirilmektedir.

 

Örneğin, kilo değerlerinin olduğu bir veri grubunda (+/−) 3 kg sapması kullanılarak gerçek değerlerin görüntülenmesi engellenmiş ve veriler anonimleştirilmiş olur. Sapmalar ile sağlanacak bozulmanın her değere belirli oranda birbirini karşılayacak şekilde dağıtılması halinde kümülatif toplamda herhangi bir değişiklik meydana gelmez.

 

Alt ve Üst Sınır Kodlaması: Alt ve üst sınır kodlaması yöntemi ile önceden tanımlanmış kategorilerin yer aldığı bir veri grubundaki değerlerin belirli bir ölçüt belirlenerek birleştirilmesiyle anonim hale getirilmektedir.

Örneğin, bir işyerinde çalışan personelin işyerindeki çalışma yılının 5 yıldan az, 5 ile 10 yıl arasında veya 10 yıldan çok olmasına göre (deneyimsiz), (deneyimli) ya da (çok deneyimli) olarak birleştirilerek anonim hale getirilebilir:

 

Çalışanın Pozisyonu

Yaşı

Cinsiyeti

Aylık Geliri

Kıdemi (Yıl)

Pazarlama Uzm.

43

E

5500 TL

12

Sekreter

26

K

1800 TL

3

Müdür Yrd.

32

E

3800 TL

8

Müdür

42

K

6500 TL

13

Hizmetli

45

K

1600 TL

4

Satış Danışmanı

32

E

4500 TL

7

İkinci örnekte ise kıdem değişkenine belirlenen yıl ölçütüne göre alt ve üst sınır kodlaması uygulanarak üç kategoriye halinde anonimleştirilmiş şeklini göstermektedir.

Çalışanın Pozisyonu

Yaşı

Cinsiyeti

Aylık Geliri

Kıdemi

Pazarlama Uzm.

43

E

5500 TL

Çok Deneyimli

Sekreter

26

K

1800 TL

Deneyimsiz

Müdür Yrd.

32

E

3800 TL

Deneyimli

Müdür

42

K

6500 TL

Çok Deneyimli

Hizmetli

45

K

1600 TL

Deneyimsiz

Satış Danışmanı

32

E

4500 TL

Deneyimli

 

Toplulaştırma: Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir.

 

Örneğin; Çalışanların yaşlarının tek tek göstermeksizin X yaşında Z kadar çalışan bulunduğunun ortaya konulması.

 

Veri Türetme: Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır.

Örneğin; İlk sırada yer alan listeye ikinci listede anonimleştirme yöntemi uygulanmıştır.

Çalışanın Pozisyonu

İkamet Adresi

Çocuğu

Aylık Geliri

Kıdemi(Yıl)

Hizmetli

Müftü Solakzade Mah.

Çiçek Sok. 45/5 Palandöken/Erzurum

Var

1750 TL

12

İşçi

Murat Paşa Mah. Aydın Sok. 38/3 Yakutiye/Erzurum

Yok

1800TL

8

Mühendis

Dadaş Mah. Çanlı Sok. 25/9 Kan /Erzurum

Yok

7500TL

7

 

Aşağıdaki tabloda veri türetme yoluyla anonimleştirme yöntemi uygulanmıştır: Örneğin; doğum tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet edilen bölgenin belirtilmesi.

Çalışanın Pozisyonu

İkamet Edilen Bölge

Çocuğu

Aylık Geliri

Kıdemi(Yıl)

Hizmetli

Erzurum- Palandöken

Var

1750 TL

12

İşçi

Erzurum-Yakutiye

Yok

1800TL

8

Mühendis

Erzurum-İspir

Yok

7500TL

7

 

Veri Karma: Veri karma yöntemi ile kişisel veri seti içindeki değerlerinin karıştırılarak değerler ile kişiler arasındaki bağın kopartılması sağlanmaktadır.

 

Örneğin; ses kayıtlarının niteliğinin değiştirilerek sesler ile veri sahibi kişinin ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. Ya da kimlik bilgilerinin alımı sırasında eski kimlik kartı kullanan ilgili kişilerin kimlik arkalarında yer alan kan grubu ve dini bilgisi gibi hassas bilgileri işin amacı dışında yer alan veriler olması durumunda ilgili evrak üzerinde bahse konu hassas veriler karartma uygulanarak gizlenilmektedir.

 

KVKK’nın 28. maddesi uyarınca, kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi durumunda bu durum Kanun kapsamı dışında kalacak ve açık rıza temini gerekmeyecektir.

 

7. DİĞER HUSUSLAR

 

KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.

 

ŞİRKET tarafından hazırlanan işbu Politika Yönetim Kurulunun……………… tarih ve ………………….. sayılı kararıyla yürürlüğe girmiştir.

 Politika ’da değişiklik olması durumunda, Politikanın yürürlük tarihi ve ilgili maddeler bu doğrultuda güncellenecektir. Güncelleme tablosu EK-3’te yer almaktadır.

8.HASSAS VERİLERİN KORUNMASI-SAKLANMASI-İMHASI İÇİN BU KISIMDA AYRICA TEDBİRLER VE POLİTİKA BELİRLENMİŞTİR.

 

Şirket olarak KVK Kurumunca yayınlanan kararları takip ile kanunlar uyarınca gerekli görülen tedbirler mahiyetinde politikamıza hassas veriler için hususen alınmış tedbirleri eklemekteyiz. Bu çerçevede Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 31.01.2018 Tarihli ve 2018/10 Sayılı Kararında da belirtildiği üzere tedbirler belirlenmiştir.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (Kanun) 6. maddesinin (4) numaralı fıkrasında, “Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, ayrıca Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şarttır.” hükmü yer almaktadır.

Bu çerçevede, Kanunun 22 nci maddesinin (1) numaralı fıkrasının (ç) ve (e) bentleri uyarınca özel nitelikli kişisel veri işleyen veri sorumluları tarafından alınması gerekli olup aşağıda belirtilen tedbirler şirketimiz nezdinde alınmaktadır;

 

•         Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik sistemli, kuralları net bir şekilde belli, yönetilebilir ve sürdürülebilir ayrı bir politika ve prosedürün belirlenmesi,

2- Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik,

a) Kanun ve buna bağlı yönetmelikler ile özel nitelikli kişisel veri güvenliği konularında düzenli olarak eğitimler verilmesi,

b) Gizlilik sözleşmelerinin yapılması,

c) Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların, yetki kapsamlarının ve sürelerinin net olarak tanımlanması, hususu şirketimiz yetki matrisinde tedbir altına alınmıştır.

ç) Periyodik olarak yetki kontrollerinin gerçekleştirilmesi, hususu KVK Komisyonu tarafından yerine getirilmektedir.

d) Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkilerinin derhal kaldırılması. Bu kapsamda, veri sorumlusu tarafından kendisine tahsis edilen envanterin iade alınması, komisyon tarafından gecikmeksizin gerçekleştirmektedir.

 

3- Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, elektronik ortamlar;

a) Verilerin kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmesi,

b) Kriptografik anahtarların güvenli ve farklı ortamlarda tutulması,

c) Veriler üzerinde gerçekleştirilen tüm hareketlerin işlem kayıtlarının güvenli olarak loglanması,

ç) Verilerin bulunduğu ortamlara ait güvenlik güncellemelerinin sürekli takip edilmesi, gerekli güvenlik testlerinin düzenli olarak yapılması/yaptırılması, test sonuçlarının kayıt altına alınması,

d) Verilere bir yazılım aracılığı ile erişiliyorsa bu yazılıma ait kullanıcı yetkilendirmelerinin yapılması, bu yazılımların güvenlik testlerinin düzenli olarak yapılması/yaptırılması, test sonuçlarının kayıt altına alınması,

e) Verilere uzaktan erişim gerekiyorsa en az iki kademeli kimlik doğrulama sisteminin sağlanması,

 

4- Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği ortamlar, fiziksel ortam ise

a) Özel nitelikli kişisel verilerin bulunduğu ortamın niteliğine göre yeterli güvenlik önlemlerinin (elektrik kaçağı, yangın, su baskını, hırsızlık vb. durumlara karşı) alındığından emin olunması,

b) Bu ortamların fiziksel güvenliğinin sağlanarak yetkisiz giriş çıkışların engellenmesi,

 

5- Özel nitelikli kişisel veriler aktarılacaksa

a) Verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı kullanılarak aktarılması,

b) Taşınabilir Bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmesi ve kriptografik anahtarın farklı ortamda tutulması,

c) Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımının gerçekleştirilmesi,

ç) Verilerin kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemlerin alınması ve evrakın “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmesi

 

Gibi tedbirler şirketimiz tarafından alınmaktadır

 

EK-1

PERSONEL UNVAN, BİRİM VE GÖREV LİSTESİ

Dolap sorumluları aynı zamanda ilgili dolapta bulunan evrakın imhası ve imha şekline ilişkin dışarıdan hizmet alınması halinde hizmet sağlayıcıları ile gizlilik taahhüt sözleşmesinin takibi işlemlerinden de sorumludur. Bu taahhüt dolap başı evrak için olmayıp tüm evrakları için tek sözleşme olarak yapılsa da her kişinin bu hususu titizlikle takip etme ve iş bu politikaya aykırı hareket etmeme yükümlülüğü personel gizlilik sözleşmesi ile hüküm altına alınmış bulunmaktadır.

İmha ve saklama ile sorumlu personel ilgilerine ilgili kişi vasfı ile veri sahibi olarak şirketimize yapacağınız yazılı başvuru ile ulaşabilir, evrak güvenliğinizden şirketimizce kim ya da kimlerin sorumlu olduğunu öğrenebilirsiniz. Bunun için lütfen sizler için hazırladığımız ve sitemizde yayınlanan başvuru formunu kullanınız.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

EK-2

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU

SÜREÇ ADI

SAKLANAN VERİ

SAKLAMA SÜRESİ

İMHA SÜRESİ

İMHA ÇEŞİDİ

İMHA SEBEBİ

AÇIKLAMA

İnsan Kaynakları

Özlük Dosya Verileri

Çalışma Süresi ve Akabinde 15 Yıl

6 Ay

Geri Dönüşüm, Bilişimsel İmha Yöntemleri

İş İlişkisinin Sona Ermesi, Sürenin Dolması, Oluşacak Kanuni Düzenlemeler

 

Muhasebe

Finans İşlemleri Verileri

Genel Süre 10 Yıl, Çalışanlarda İş Akdi ve Sonrası 15 Yıl

6 Ay

Geri Dönüşüm, Bilişimsel İmha Yöntemleri

İlgili Kişi Haklı Talebi, İş İlişkisinin Sona Ermesi, Sürenin Dolması, Oluşacak Kanuni Düzenlemeler

 

İş Sağlığı ve Güvenliği Birimi

Özlük Dosyalarına İlişkin Personel Verileri

Çalışma Süresi ve Akabinde 15 Yıl

6 Ay

Geri Dönüşüm, Bilişimsel İmha Yöntemleri

İlgili Kişi Haklı Talebi, Sürenin Dolması, Oluşacak Kanuni Düzenlemeler

 

Risk Yönetimi

Risk Yönetimine İlişkin Veriler

10 Yıl

6 Ay

Geri Dönüşüm, Bilişimsel İmha Yöntemleri

İlgili Kişi Haklı Talebi, Sürenin Dolması, Oluşacak Kanuni Düzenlemeler

 

Satın Alma

Tedarikçiye İlişkin Veriler

10 Yıl

6 Ay

Geri Dönüşüm, Bilişimsel İmha Yöntemleri

İlgili Kişi Haklı Talebi, Sürenin Dolması, Oluşacak Kanuni Düzenlemeler

 

Satış Departmanı

Müşteriye İlişkin Veriler

10 Yıl

6 Ay

Geri Dönüşüm, Bilişimsel İmha Yöntemleri

İlgili Kişi Haklı Talebi, Sürenin Dolması, Oluşacak Kanuni Düzenlemeler

 

İşlem Güvenliği

İşlem Güvenliğine İlişkin Veriler

15 Yıl

6 Ay

Geri Dönüşüm, Bilişimsel İmha Yöntemleri

İlgili Kişi Haklı Talebi, Sürenin Dolması, Oluşacak Kanuni Düzenlemeler

 

Fiziksel Mekan Güvenlik

 

Şirket binasına giriş-çıkışın kontrol altında tutulması (kamera kayıtları)

6 Ay

6 Ay

Geri Dönüşüm, Bilişimsel İmha Yöntemleri

İlgili Kişi Haklı Talebi, Sürenin Dolması, Oluşacak Kanuni Düzenlemeler

 

 

 

 

 

 

EK-3

GÜNCELLEME TABLOSU

 

İş bu Politika’ da yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda yer almaktadır.

GÜNCELLENEN VERİ

GÜNCELLEME TARİHİ

DEĞİŞİKLİK KAPSAMI

DEĞİŞİKLİK SEBEBİ

AÇIKLAMALAR

 

 

 

 

Örn; Yeni Hizmet Birimleri İhdası, Kanun Değişikliği Gerekleri vs…